Fluxogramas: Como, quando e por que?

em nov 07, 2014:por

Alan Pascotto

Trabalha atualmente na eNext gerindo e dando apoio a diversos projetos de planejamento, implantação e gestão. Formado em Administração de Empresas pelo Mackenzie e Pós-Graduado em Marketing Digital pela FECAP.
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fluxograma

Todos sabem que a área de marketing é de extrema importância para o sucesso de um e-commerce, e isso está totalmente certo. Porém, o que as empresas não podem fazer é dar um foco excessivo no planejamento das suas campanhas e esquecer de olhar com a mesma atenção e carinho os processos e fluxos internos. Exemplificando, de nada adianta ter campanhas que tragam milhares de visita, gerando milhares de vendas, se a operação não comporta tamanho volume de vendas.

Fluxo O grande ponto é que esse tipo de problema só é descoberto quando já é tarde demais. Após a realização de todas as vendas as reclamações começam a aparecer, a linha de expedição fica sobrecarregada, diversos pedidos são entregues com atraso e todo o seu suado trabalho de construção de marca começa a desmoronar em pouco tempo.

O primeiro passo é realizar um levantamento dos principais processos operacionais que ocorrem dentro da empresa, por exemplo, cadastro de produto, recebimento de mercadorias, expedição, etc. Com esse levantamento realizado será necessário entrar no detalhe de cada um deles, descrevendo cada um dos passos existentes no processo. Esse passo a passo pode ser demonstrado de diferentes formas, mas o mais comum é na forma de um fluxograma.

 

Segue um exemplo do fluxo padrão de um pedido com cartão de crédito:

Fluxograma padrão cartão de crédito

No fluxo acima cada uma das formas representa um passo no processo, passos estes que podem ser descritos com ainda mais detalhes em um segundo fluxo. Ainda é possível deixar esse fluxo mais completo, adicionando responsáveis, sistema utilizado, etc. É sempre importante ter em mente que é necessário que esse mapeamento seja simples e de fácil compreensão para todos os envolvidos no processo.

Após a finalização do desenho dos fluxos você perceberá que terá uma visão muito mais clara sobre os processos dentro do seu negócio. Essa visão mais clara possibilita que você passe a analisar os processos de uma forma mais analítica, verificando pontos a ser retirados e/ou aprimorados. Esse trabalho deve ser visto como um processo de melhoria contínua, já que a forma como o trabalho é realizado está em constante transformação, por isso não esqueça de sempre ir atualizando os fluxos criados.

O mapeamento e desenho dos fluxos não pode ser visto apenas como um aprimoramento dos processos, mas também como uma valiosa fonte de informações. Ele auxilia no treinamento de novos funcionários, na retenção do conhecimento dos envolvidos com o processo e agiliza o prazo de resposta, ao deixar claro quais os passos que cada um deve seguir.

Vale lembrar que o desenho dos processos é algo extremamente importante para empresas de todos os tamanhos, desde startups até grandes negócios. É algo que deve sempre estar na sua pauta, pois você precisa sempre estar preparado internamente para conquistar um crescimento sólido e sustentável.

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